1- Planifiez votre webdiffusion d’entreprise
Votre plan de webdiffusion doit être aussi détaillé que possible. Quel que soit le type d‘événement numérique que vous présentez, ce plan constituera une ressource importante pour toutes les parties prenantes et l’équipe de production.
Nous vous recommandons d’élaborer un calendrier minute par minute pour toute la durée de l’événement. Les informations à compiler comprennent :
- Qui parle ?
- À quel moment ?
- Quand interagissons-nous avec le public ?
- De quels types d’interactions parlons-nous ?
- Quelle est la durée des périodes de questions ?
- Quand diffusons-nous une vidéo préenregistrée ou une musique de fond ?
- Et plus encore.
2- Préparer les imprévus
Soyez prêt à faire face à toutes les éventualités en préparant un plan B, un plan C et même un plan D. Lors d’événements, beaucoup de choses peuvent mal tourner. Il peut s’agir de problèmes techniques, tels que la perte du son ou de la vidéo, ou de problèmes d’organisation, tels qu’un changement de présentateur ou une annulation de dernière minute.
Envisagez de créer une diapositive pour annoncer le problème au public. Vous pouvez facilement la publier pour alerter votre public.
En prévoyant des solutions de contournement pour les problèmes les plus courants, vous pouvez avoir l’esprit tranquille tout au long de votre webdiffusion officielle. Il vaut mieux avoir un plan de secours que vous n’utiliserez pas plutôt que d’avoir à trouver une solution dans l’urgence.
3- Organiser une répétition générale
Avant votre événement, organisez une répétition générale avec tous les intervenants. Ainsi, chacun saura exactement à quoi s’attendre le moment venu.
Cela semble simple, mais cette étape est trop souvent ignorée. Ne commettez pas cette erreur.
4- Testez vos installations
Il est recommandé de tester tout votre équipement et toutes vos installations. Cela vous permettra de vous assurer que tout fonctionnera correctement lors de votre événement. Cela comprend, sans s’y limiter :
- Votre connexion Internet
- Acquisition du signal pour haut-parleurs distants
- Votre présentation PowerPoint, Keynote ou autre
- Matériel de production (caméras, microphones, etc.)
Votre webdiffusion d’entreprise peut également inclure des vidéos, de la musique ou un éclairage spécial qui méritent d’être testés. Ne laissez rien au hasard !
5- Familiarisez-vous avec la plateforme de webdiffusion que vous avez choisie.
Assurez-vous de bien connaître les fonctionnalités et surtout les limites de la plateforme de webdiffusion que vous avez choisie. Vous serez ainsi plus réactif en cas de problème et pourrez trouver des solutions plus rapidement.
Cette exploration vous permettra également de personnaliser votre événement autant que possible. Vous connaîtrez toutes les fonctionnalités proposées et pourrez les exploiter pleinement !
6- Pratique
Avant la diffusion officielle, entraînez-vous. Répétez votre discours ou familiarisez-vous avec les questions que vous poserez. Plus vous maîtriserez votre sujet, plus votre prestation sera naturelle.
Entraînez-vous également devant la caméra ! Vous serez ainsi moins intimidé lors du tournage.
7- Amusez-vous bien !
Après avoir investi tant d’efforts dans la création et l’organisation de votre événement, profitez pleinement de la diffusion en ligne ! Cela réduira le niveau de stress, de nervosité et de tension sur le plateau. Toute votre équipe travaillera plus sereinement et sera plus concentrée.
Si vous suivez ces conseils, vos efforts rendront vos webdiffusions plus professionnelles, c’est garanti ! Nous espérons que ces recommandations vous aideront lors de votre prochaine webdiffusion officielle. Si vous souhaitez vous sentir encore plus en confiance et bénéficier du soutien d’une équipe expérimentée, Digicast est là pour vous !
