Passer du « présentiel » au virtuel peut être intimidant. Sortir de sa zone de confort est difficile, mais cela en vaut souvent la peine. En fonction de vos besoins, de vos contraintes et des spécificités de votre entreprise, une AGA virtuelle peut être la solution idéale. Réfléchissez-y attentivement. Avant d’organiser une AGA virtuelle, déterminez si c’est une bonne option pour votre organisation. Renseignez-vous sur les avantages et les inconvénients d’une AGA virtuelle.
Avantages : Adieu les contraintes physiques
Le monde virtuel offre la possibilité de surmonter de nombreuses limites et de faire tomber certaines barrières. La distance ou le nombre de participants n’étant plus une contrainte, davantage de personnes pourront participer à votre AGA. Les participants ne sont pas limités à un seul endroit. De Montréal à Vancouver et au-delà, tous vos membres peuvent participer à votre AGA virtuelle depuis le confort de leur domicile.
C’est un changement radical pour tout le monde. Cela signifie flexibilité et économies. Plus besoin de prendre des dispositions pour se conformer aux contrôles de santé publique et aux mesures de distanciation sociale.
Avec une assemblée générale annuelle virtuelle, vous pouvez réunir 100 000 personnes sans aucun problème, peu importe où se trouvent vos intervenants et participants sur la planète !
Inconvénients : plus difficile de créer un effet « waouh ».
Lors d’un événement en ligne, il peut être difficile de créer un sentiment de proximité et de complicité avec votre public. Nous avons tous, à un moment ou à un autre, assisté à un événement virtuel qui n’a pas réussi à capter et à retenir notre attention. Il est bien connu que notre capacité d’attention est volatile… Il est possible de rendre les événements webcast intéressants (et même mémorables !), mais cela nécessite de la réflexion et de l’implication.
Pour les assemblées générales virtuelles, cependant, c’est un peu différent. En général, c’est le seul moment où tous vos membres sont réunis et où l’objectif de la réunion est clair. Vous souhaitez évidemment capter l’attention des participants, mais sans nécessairement sortir de l’ordinaire.
L’important est de maîtriser vos communications, de transmettre vos messages clairement et de bénéficier d’une diffusion professionnelle qui respecte votre image de marque et vos valeurs.
Avantages : Accessibilité
Qu’il s’agisse d’un événement physique, hybride ou virtuel, de nombreux facteurs influent sur son accessibilité. Dans un souci d’inclusion et d’équité, il est important de prendre ces éléments en considération. Pour une AGA virtuelle, il existe un certain nombre d’outils qui contribuent à rendre votre diffusion plus accessible.
Des fonctionnalités telles que le sous-titrage automatique et la traduction simultanée vous permettent d’atteindre un public multilingue ou malentendant. Cela facilite la diffusion de votre contenu auprès d’un large public qui, autrement, en serait privé.
Certaines plateformes de webdiffusion offrent également des procédures de connexion très simples. Les participants n’ont rien à télécharger, quel que soit l’appareil utilisé pour visionner la diffusion. Cela minimise les sources de problèmes et d’irritants lors de la connexion. Cela signifie rapidité et simplicité.
Inconvénients : Niveau de difficulté technique et technologique
Votre réunion est un événement important. Pour qu’elle soit réussie, il est préférable d’opter pour un outil spécialisé. Ces outils offrent des fonctionnalités avancées que vous devez connaître.
Il faut un certain temps pour s’y habituer, mais au final, le bon outil vous facilitera la vie. Certaines plateformes offrent des fonctionnalités qui améliorent l’expérience des participants et permettent aux organisateurs d’être autonomes. Il est recommandé de comparer plusieurs outils de webdiffusion avant de faire son choix.
Certaines entreprises spécialisées dans la diffusion Web de communications d’entreprise sont bien plus que de simples gestionnaires de plateformes. Elles peuvent vous aider à chaque étape de votre assemblée générale annuelle virtuelle.
Avantages : indicateurs clés de performance et durabilité
Les indicateurs clés de performance (KPI) constituent un moyen précis et quantifiable de mesurer la performance d’une activité. Dans le domaine de la gestion d’événements, il est important de suivre les KPI afin de savoir ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, d’en savoir plus sur vos participants et d’optimiser vos prochains événements. Les assemblées générales annuelles ne font pas exception à cette règle.
Le monde virtuel vous permet de collecter un large éventail de données analytiques et de statistiques détaillées accessibles en direct ou enregistrées. Ces données vous permettent de surveiller les indicateurs clés de performance (KPI) de votre choix et peuvent vous guider pendant la webdiffusion ainsi que dans la planification et l’organisation des futures assemblées générales annuelles.
- Nombre de participants connectés ;
- Nombre de participants connectés à un moment précis pendant la webdiffusion ;
- Temps total connecté ;
- Type d’appareils utilisés pour visionner la webdiffusion ;
- Durée de participation par participant ;
- Nombre de questions posées lors de l’assemblée générale annuelle ;
- Nombre de questions posées lors de l’assemblée générale annuelle ;
- Contenu exact des questions et commentaires reçus lors de l’assemblée générale annuelle ;
- Participation aux interactivités proposées (par exemple, sondages, votes, …);
- et bien plus encore
La décision dépend en fin de compte de vos besoins spécifiques, mais dans tous les cas, une AG virtuelle est une option réalisable et personnalisable. Les AG peuvent être faciles et attrayantes ! Elles peuvent être l’occasion de rationaliser vos processus, de réaliser des économies ou d’atteindre un plus grand nombre de participants. Si vous avez des questions, Digicast met à votre disposition son expertise en matière de webdiffusion d’AG, de la planification à l’exécution !
