Les assemblées générales annuelles (AGA) sont souvent perçues comme ennuyeuses, voire parfois compliquées ou fastidieuses. Cette réputation n’est plus d’actualité aujourd’hui. Loin de là ! Pour votre tranquillité d’esprit, la satisfaction maximale des participants et pour mettre en valeur votre entreprise ou votre organisation, faites de votre AGA un rassemblement simple, efficace et surtout engageant. Voici quelques conseils pour organiser votre AGA de manière plus facile et plus agréable.
Pensez à l’expérience des participants
Plus votre assemblée générale annuelle est simple pour les participants, plus elle sera simple pour vous. Lors d’événements, les problèmes, les difficultés et les plaintes du public sont une grande source de distractions et de complications pour l’organisateur et son équipe. Une expérience bien pensée et de qualité pour les participants vous fera gagner du temps et économiser des ressources.
Cela sera également encourageant pour les prochaines éditions de votre assemblée générale annuelle. Les participants se souviendront de leur expérience positive et seront prêts à renouveler l’expérience l’année suivante. C’est l’occasion d’améliorer vos indicateurs de performance et d’augmenter le taux de participation pour les prochaines éditions. En bref, une meilleure expérience pour les participants équivaut à une expérience optimisée pour les organisateurs !
Allez droit au but
Une AGA est généralement un événement obligatoire pour une entreprise ou une organisation. Une grande partie de sa valeur réside dans l’échange d’informations importantes entre les participants et les organisateurs. Il est donc essentiel que vous choisissiez avec soin ce que vous allez partager et la manière dont vous allez le présenter. Certaines nouvelles seront mieux accueillies si elles sont annoncées par une personne connue et appréciée du public.
Pour éviter les détours et les ajouts inutiles, définissez vos objectifs pour l’AGA. Que souhaitez-vous accomplir lors de l’AGA ? Souhaitez-vous élire un nouveau membre du conseil d’administration ? Y a-t-il des questions sur lesquelles vous souhaitez voter ? Souhaitez-vous présenter de nouveaux membres à votre organisation ? Souhaitez-vous améliorer vos relations avec les participants ou fidéliser vos membres ?
Une fois vos objectifs déterminés, gardez-les à l’esprit et utilisez-les comme guide pendant la planification et l’organisation.
Avez-vous envisagé de passer au virtuel ?
Pour une AGM plus rationnelle, le virtuel peut être une excellente option, en particulier pour les AGM qui rassemblent un très grand nombre de participants ou des participants provenant de régions éloignées. Grâce à leurs fonctionnalités avancées, les AGM virtuelles vous permettent de réduire le niveau de logistique requis et le nombre de fournisseurs et de partenaires à coordonner.
De plus, vous pouvez facilement mettre votre AGA virtuelle à disposition pour une rediffusion et à la demande. C’est l’occasion de prolonger la durée de vie de votre événement et d’atteindre les personnes qui n’ont pas pu y assister en direct. (Ce sont des points bonus pour l’expérience des participants après l’événement !)
Évidemment, cela ne convient pas à tout le monde. Cela dépend de votre entreprise et de vos membres. Les petites organisations et celles qui ont une portée très locale peuvent ne voir aucun avantage au virtuel.
Pour prendre une décision éclairée qui convient à votre organisation, comparez les avantages et les inconvénients d’une AG virtuelle. C’est un exercice simple à réaliser au début d’un projet, mais qui peut vous donner une nouvelle perspective.
Suivez vos indicateurs clés de performance
Comme pour tout événement réussi, vous devez définir des indicateurs clés de performance (KPI) à suivre afin d’évaluer votre AG. Cette analyse est essentielle dans la gestion d’événements. Elle vous permet d’évaluer objectivement le succès (ou l’échec…) de votre événement.
Le secret d’un événement réussi réside en grande partie dans la capacité à identifier et analyser les erreurs et les réussites des expériences précédentes. Les données recueillies vous permettront d’améliorer votre réunion annuelle d’une édition à l’autre.
Au début du projet, déterminez quels indicateurs de performance sont pertinents pour vous et comment vous allez les suivre. Ce choix dépend de vos objectifs commerciaux, de vos objectifs pour la réunion annuelle, de votre type d’organisation, etc. Voici quelques exemples :
- Participation à l’événement
- Participation au vote
- Durée moyenne de visionnage
- Langage auditif
- Géolocalisation des participants
- Enquête NPS post-événement
- et plus encore.
Entourez-vous d’une équipe de confiance
Si vous ne savez pas par où commencer ou si vous vous sentez dépassé, pourquoi ne pas faire appel à des professionnels ? Qu’il s’agisse d’une AG virtuelle, hybride ou en présentiel, un partenaire expérimenté vous facilitera la tâche et vous apportera tout le soutien et l’expertise dont vous avez besoin. Son expertise vous aidera à éviter de nombreux problèmes.
Avec un projet aussi important, la confiance est évidemment essentielle. N’hésitez donc pas à rencontrer plusieurs partenaires et fournisseurs potentiels afin de trouver le meilleur.
Le résultat : une assemblée générale annuelle simplifiée !
Nous sommes convaincus que ces conseils et idées vous aideront à planifier votre prochaine AGA. Gardez vos objectifs à l’esprit, pensez aux participants et trouvez des partenaires de confiance, et tout se passera bien. Votre réunion sera simple et agréable pour toutes les parties.
Si vous souhaitez explorer plus en détail l’option d’une assemblée générale annuelle, n’hésitez pas à nous contacter. Au cours des dernières années, Digicast a développé une expertise inégalée dans le domaine des AGA et des événements virtuels. Nous serons ravis de répondre à vos questions.
