Les événements virtuels sont l’avenir du secteur événementiel. Ils gagnent en popularité à mesure que les gens sont de plus en plus connectés grâce à la technologie. Ils offrent aux organisations et aux entreprises un excellent moyen d’interagir avec leur public à travers le monde. Vous pouvez en douter, mais cela vaut également pour les assemblées générales annuelles (AGA) !
Les AG virtuelles, hybrides ou diffusées sur le Web permettent de surmonter de nombreuses contraintes et d’éliminer certains des obstacles associés aux AG physiques. Elles offrent à tous les participants, y compris les dirigeants, les actionnaires, les membres et les autres parties prenantes, la possibilité de collaborer de manière sécurisée, accessible et flexible.
Table des matières
- Changement de paradigme (changement fondamental) dans le secteur de l’événementiel
- Des assemblées générales simples et captivantes : est-ce possible ?
- Comment organiser une AGA (assemblée générale annuelle) virtuelle ou hybride
- Sécurité des données
- Choisir le bon outil et le bon partenaire
Changement de paradigme dans le secteur événementiel
En tirant parti des progrès technologiques, les AG virtuelles, hybrides et diffusées sur le Web permettent de surmonter les obstacles importants que représentaient auparavant la distance, le temps et le coût. Le passage du physique au virtuel peut sembler intimidant et sortir de sa zone de confort est difficile, mais cela en vaut la peine. En fonction de vos besoins, de vos contraintes et des exigences spécifiques de votre entreprise, une assemblée générale annuelle virtuelle peut être la solution idéale.
Pour y voir plus clair, pesez le pour et le contre. Qu’est-ce qui compte le plus pour vous ? L’accessibilité pour les participants ? La simplicité pour les organisateurs et les intervenants ? Offrir une expérience mémorable ? Suivre des indicateurs clés de performance précis ?
En bref, alors que le monde de l’événementiel évolue rapidement, quelles sont vos priorités et vos besoins ?
Des assemblées générales simples et captivantes, est-ce possible ?
Absolument, les assemblées générales annuelles peuvent être faciles et agréables ! Ce changement de paradigme dans le secteur de l’événementiel est motivé par l’accessibilité et la simplicité. Grâce aux technologies innovantes, la réputation des assemblées générales annuelles comme étant fastidieuses et ennuyeuses appartient désormais au passé.
Aujourd’hui, les webdiffusions offrent une expérience télévisuelle professionnelle et de haute qualité. Des fonctionnalités avancées encouragent la participation des participants et facilitent le travail des organisateurs.—
L’expérience des participants
La distance ou le nombre de participants n’étant plus une contrainte, davantage de personnes peuvent participer à votre AGA. Vous pouvez rassembler des milliers de personnes, quel que soit l’endroit où se trouvent vos intervenants ou vos participants. Les participants ne sont pas limités à un seul lieu de réunion. Pour beaucoup, l’accent est mis sur l’accessibilité, la flexibilité et la réduction des coûts.
Les plateformes de webdiffusion spécialisées offrent également des fonctionnalités utiles et conviviales aux participants. Elles proposent des processus de connexion efficaces qui ne nécessitent aucun téléchargement, quel que soit l’appareil utilisé pour la visualisation. Cette fonctionnalité réduit considérablement les problèmes de connexion et offre aux utilisateurs une expérience rapide et fluide.
L’expérience de l’organisateur
L’expérience de l’organisateur repose principalement sur les outils utilisés. Les outils et applications choisis sont-ils efficaces ? Répondent-ils à vos besoins spécifiques ? Offrent-ils suffisamment de contrôle et de flexibilité ? L’interface est-elle facile à utiliser et à comprendre ? Si la réponse est oui, votre expérience en tant qu’organisateur sera sans aucun doute agréable. C’est pourquoi il est important de vous interroger sur vos besoins et vos attentes avant de choisir votre outil de webdiffusion et de commencer les préparatifs de votre AG virtuelle, hybride ou webdiffusée.
Imaginez organiser plus de 200 assemblées générales virtuelles en seulement quatre semaines ! Bien que cela puisse sembler un projet ambitieux, c’est tout à fait possible avec les bons outils. (Nous parlons d’expérience, car c’est la mission annuelle qui nous est confiée par l’un de nos clients.)
Monitoring key performance indicators (KPIs)
Dans le monde des événements et de la diffusion Web, il est essentiel de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer le succès de votre événement. Les KPI vous permettent d’évaluer l’impact de votre événement sur votre public cible, d’identifier les domaines à améliorer et de prendre des décisions éclairées pour les événements futurs. Il en va de même pour les AG hybrides et virtuelles.
Grâce à un outil dédié, le format virtuel vous permet de suivre et de compiler de nombreuses statistiques détaillées en temps réel et après l’événement. Par exemple, des outils tels que icastGo et icastPro vous permettent de suivre et d’exporter les données suivantes. (Remarque : tous les outils disponibles sur le marché ne compilent pas les mêmes données, il est donc conseillé de faire des recherches au préalable afin de trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins.)
Comment organiser une AG virtuelle ou hybride
L’organisation d’une AG virtuelle ou hybride comporte son lot de défis propres à ce type d’événement. Pour faciliter le processus et garantir une planification et une exécution efficaces, il est important de poser les bonnes questions et de déterminer vos besoins et vos attentes. Cela vous permettra de définir le mode d’exécution approprié pour votre organisation et vos participants, l’outil de vote à utiliser et les fonctionnalités nécessaires.
1. Exécution appropriée pour votre AGA :
- AGM hybride à l’endroit de votre choix, avec diffusion en direct et webdiffusion.
- Assemblée générale annuelle virtuelle avec tournage et diffusion professionnels dans le lieu de votre choix ou dans l’un de nos studios professionnels.
- Assemblée générale annuelle virtuelle avec webdiffusion vidéo via acquisition de signal à l’aide de vos propres outils (par exemple, webcam, ordinateur portable, salle de conférence ou autre).
- Assemblée générale annuelle virtuelle avec webdiffusion audio via acquisition de signal à l’aide de vos propres outils (par exemple, webcam, ordinateur portable, salle de conférence ou autre).
- Une combinaison des scénarios ci-dessus adaptée à vos besoins spécifiques ? Aucun problème ! La beauté des événements numériques réside dans leur flexibilité.
2. Vote
Le vote est un élément clé des assemblées générales annuelles. Il permet aux membres de participer activement aux décisions qui concernent leur organisation. Les votes peuvent porter sur des questions importantes telles que l’approbation du budget, l’élection de nouveaux membres du conseil d’administration, la modification des statuts et des règlements, etc. Il est essentiel que ces votes soient menés de manière efficace et sécurisée afin de garantir l’intégrité des résultats.
Les outils technologiques peuvent faciliter le vote en ligne, mais il est important de choisir le bon système pour garantir l’intégrité et la sécurité des votes. Des assemblées générales bien organisées, avec des processus de vote clairs et équitables, peuvent renforcer la confiance des membres dans votre organisation et contribuer à son succès à long terme. Des fonctionnalités avancées telles que le vote segmenté et pondéré, la possibilité de voter à l’avance, le dépouillement des votes en temps réel et une expérience de vote simplifiée pour tous les participants (en personne et virtuels) peuvent contribuer à atteindre cet objectif.
3. Aperçu des fonctionnalités avancées et spécialisées
| Fonctionnalités dédiées à l’AGM |
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| Expérience de l’organisateur |
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| Expérience des participants |
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La sécurité des données dans les assemblées générales virtuelles, hybrides et diffusées sur le Web
La sécurité des données est cruciale pour toutes les entreprises. Quel que soit votre secteur d’activité, des mesures quotidiennes sont prises pour protéger les informations sensibles contre tout accès non autorisé. Il est naturel de se préoccuper de la sécurité des données lors des assemblées générales virtuelles, hybrides et diffusées sur le web.
La sécurisation d’une AG virtuelle ou hybride nécessite une planification minutieuse et une expertise approfondie. Pour trouver un fournisseur qui comprend vos besoins en matière de sécurité des données et sait comment y répondre, trois éléments clés peuvent vous guider :
1. Norme ISO 27001
La norme ISO/IEC 27001 est la norme internationale qui définit les meilleures pratiques pour la création d’un système de gestion de la sécurité de l’information. Elle couvre quatre domaines de la gestion des données : la disponibilité des informations et des services, l’intégrité des données critiques, la confidentialité des données sensibles et des données clients, ainsi que la disponibilité et la conformité des preuves juridiques.
Pour vous assurer que vous travaillez avec un spécialiste du webcasting qui accorde véritablement la priorité à la gestion sécurisée de vos données, choisissez une entreprise certifiée ISO 27001.
« Face à l’augmentation de la cybercriminalité et aux menaces qui ne cessent d’émerger, la gestion des risques cybernétiques peut sembler difficile, voire impossible. La norme ISO/IEC 27001 aide les organisations à prendre conscience des risques et à identifier et traiter de manière proactive les vulnérabilités. » – Organisation internationale de normalisation
2. Autorisation de l’AMF (Autorité des marchés financiers)
Au Québec, plusieurs organisations doivent faire approuver leur outil de vote par l’Autorité des marchés financiers (AMF). Avant de choisir votre solution de webdiffusion avec fonctionnalités de vote, renseignez-vous auprès des fournisseurs pour savoir si leur outil a été vérifié et approuvé par l’AMF.
Si c’est le cas, vous pouvez être assuré de la qualité de l’outil. De plus, l’équipe du fournisseur sera prête à vous aider pendant votre audit.
3. Solutions d’authentification
Il existe aujourd’hui différents systèmes d’authentification des utilisateurs. Vous devez choisir la solution la mieux adaptée en fonction du niveau de sécurité requis et du niveau de contrôle souhaité sur les participants.
Voici quelques solutions d’authentification couramment utilisées :
- Authentification unique (SSO)
- Liste d’adresses électroniques approuvées avec un mot de passe unique
- Code unique
- Authentification basée sur l’adresse IP/le domaine
En mettant en œuvre ces mesures d’authentification, vous pouvez renforcer la sécurité de votre AGA et vous assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder à l’événement.
Il est essentiel de donner la priorité à la sécurité des données lors des assemblées générales virtuelles, hybrides et diffusées sur le Web afin de protéger les informations sensibles et de maintenir la confiance des parties prenantes.
Choisir le bon outil et le bon partenaire
Les outils de réunion tels que Teams et Google Meet ne sont généralement pas adaptés aux événements virtuels tels que les assemblées générales annuelles. Bien que ces plateformes soient conviviales, elles ne sont pas conçues pour gérer un large public et ne disposent pas des fonctionnalités spécifiques requises pour les événements virtuels et les assemblées générales annuelles. De plus, il peut être difficile d’obtenir de l’aide en cas de problème, en particulier en français.
Il est donc essentiel de trouver un fournisseur fiable et sécurisé qui réponde aux besoins spécifiques de votre organisation. Prenez le temps de réfléchir et d’évaluer les solutions possibles en fonction de vos critères et de vos priorités. Cela implique notamment de tenir compte de votre public, des intervenants, des activités, des interactions, des indicateurs clés de performance (KPI) et du niveau d’assistance que vous attendez de votre fournisseur.
En choisissant le bon outil de webdiffusion et le bon partenaire, vous pouvez maximiser l’engagement des membres et offrir une expérience de grande qualité à tous les participants et organisateurs. Être en contact avec un chef de projet et pouvoir discuter de vos défis peut être utile et rassurant pour de nombreux organisateurs.
Pour les organisations qui cherchent à offrir davantage d’accessibilité et d’opportunités en temps réel à leurs membres, les AG virtuelles, hybrides et diffusées sur le web constituent une excellente solution. Digicast fournit ce service depuis 2006 et peut offrir une expérience sécurisée et personnalisée qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise. Notre expertise en matière d’AG est unique dans le secteur. Grâce à une technologie adaptée, les AG peuvent être interactives et productives, atteignant ainsi de nouveaux niveaux d’engagement et de démocratisation. Discutez-en avec un spécialiste.
