Au printemps, l’un de nos clients nous a confié une mission importante. Elle impliquait un grand nombre de webdiffusions, plusieurs centaines d’intervenants et de participants, ainsi qu’un niveau particulièrement élevé de sécurité et de confidentialité. Voici les détails.
Le mandat
Chaque année, ce client (qui souhaite rester anonyme) organise ses assemblées générales annuelles (AGA) sous forme de réunions « en direct sur site ». Cependant, compte tenu des circonstances exceptionnelles de l’année dernière, les dernières AGA ont dû se tenir virtuellement pour la toute première fois. Cela signifie que 213 AGA en ligne ont été organisées en seulement 4 semaines. Chaque réunion a duré entre 1,5 et 2 heures et a réuni cinq ou six intervenants, tous à distance.
La partie la plus importante de ce mandat ? La sécurité des données des organisateurs et des participants ainsi que la satisfaction et le confort de tous.
Notre solution : des options flexibles et une assistance continue
All 213 branches had the same objective, but not the same resources. In order to meet the needs of each of them while respecting their budgets, Digicast proposed three options:
- Option 1 : Webdiffusion audio uniquement avec présentation et vote synchronisés (par exemple, PowerPoint, Keynote ou autre)
- Option 2 : Une webdiffusion en direct de leurs installations avec présentation et vote synchronisés.
- Option 3 : Une webdiffusion en direct depuis des studios professionnels de leur région avec présentation et vote synchronisés
Chaque succursale a choisi l’option qu’elle préférait et a planifié une AGA en ligne qui correspondait à sa propre situation.
Vote sécurisé
Quelle que soit l’option choisie, toutes les webdiffusions comprenaient une boîte de questions en direct pour les participants et notre fonctionnalité de vote hautement sécurisée. Cela signifiait que les participants pouvaient proposer ou appuyer une motion, puis procéder au vote d’un simple clic.
Priorité à la sécurité informatique
Pour notre client, le défi n’était pas seulement logistique ou lié à l’événement. Il s’agissait avant tout d’une question de cybersécurité. Les informations partagées lors des assemblées générales et les données des membres sont confidentielles et doivent évidemment le rester.
Notre expertise en matière de sécurité informatique nous permet d’adapter nos solutions aux besoins spécifiques de chaque mandat. Nous avons donc intégré la connexion aux webdiffusions directement dans le site Web de notre client à l’aide d’une interface de programmation d’application (API) personnalisée. Les participants qui souhaitaient assister aux événements n’avaient qu’à se connecter à leur compte. Ils se trouvaient dans un environnement familier et n’avaient pas à se connecter à une autre plateforme ni à télécharger une application tierce. Non seulement leur sécurité était garantie, mais leur confort l’était également.
Assistance en direct
L’équipe Digicast a aidé tous les organisateurs à planifier et à réaliser leurs webdiffusions. Nos experts étaient présents à chaque étape pour garantir la satisfaction de l’équipe de l’entreprise et des membres participant aux assemblées générales annuelles en ligne. Pendant les diffusions, comme d’habitude, l’équipe technique a répondu en direct, en français ou en anglais, à toutes les demandes des organisateurs, des intervenants ou du public.
Suivi quotidien
Afin d’assurer le bon déroulement des 213 webdiffusions, plusieurs de nos experts ont travaillé sur le projet, dont Christophe, responsable des projets d’expérience. Pendant ces quatre semaines, il s’est entièrement consacré à cette mission. Il était chargé de toutes les opérations et demandes de chaque client, un rôle qu’il a assumé avec efficacité et rigueur. Selon lui, « l’aspect le plus positif de tout cela, c’est le travail d’équipe ! Nous étions tous à l’écoute et prêts à agir. La communication était primordiale et tout le monde en était conscient. »
Afin d’assurer une communication et une organisation efficaces, Christophe a mis en place des réunions quotidiennes de suivi. Ces réunions ont permis de s’assurer que chaque diffusion se déroulait sans encombre et que les étapes suivantes étaient facilement planifiées. Au cours du projet, il est apparu clairement que ces réunions étaient indispensables.
Résultat de ces assemblées générales annuelles en ligne
Tout s’est très bien passé ! Compte tenu du nombre important de webdiffusions et du nombre de personnes impliquées, Christophe et son équipe s’attendaient à rencontrer quelques difficultés en cours de route. Dans l’organisation d’événements, il faut être prêt à tout et s’attendre à l’imprévu.
Mais rien de tel ne s’est produit. Tout s’est déroulé sans accroc ! La collaboration et la communication ont été des facteurs clés dans la réussite du projet.
Résultat sans précédent
- Entre 14 et 16 webdiffusions par jour, du lundi au jeudi, pendant 4 semaines.
- Plus de 375 heures de diffusion en direct en 16 jours
- 48 de nos experts ont participé au projet
- Plus de 1 400 intervenants
Le succès de ce mandat démontre la capacité de Digicast à offrir des solutions adaptées aux besoins spécifiques de chaque événement en termes de disponibilité, de sécurité et de service à la clientèle. Il n’existe pas de solution unique pour la diffusion Web d’événements. La flexibilité, la réactivité et la collaboration sont essentielles. L’équipe Digicast possède ces qualités et bien d’autres encore. Nous nous efforçons d’offrir à chaque client l’expérience personnalisée et efficace qu’il mérite.
