Comme pour tout événement, l’organisation d’une AG virtuelle comporte ses spécificités. Vos connaissances et votre expérience en matière de planification d’événements vous seront utiles, mais certaines caractéristiques propres au virtuel doivent être prises en compte lors de l’organisation et de la tenue de l’AG. Découvrez ces éléments différenciateurs et obtenez des conseils pour les concilier efficacement avant et pendant votre AG virtuelle. Une AG simple et intéressante vous attend !
Avant l’assemblée générale annuelle virtuelle
Choisir la bonne plateforme
Il existe aujourd’hui de nombreux outils de webdiffusion et de réunion virtuelle. Cependant, toutes les plateformes n’offrent pas les mêmes fonctionnalités et la même flexibilité. Prenez donc le temps de rechercher celles qui correspondent le mieux à vos besoins.
Vous trouverez des outils spécialement conçus pour les AG virtuelles et leurs particularités. Ces solutions de webdiffusion comprennent des fonctionnalités avancées qui facilitent grandement la tenue de toute AG à distance. Certaines sont liées à la cybersécurité et au vote, d’autres à l’accessibilité et à la qualité de diffusion. Dans tous les cas, elles optimisent l’expérience des participants, mais aussi celle des organisateurs. Un outil spécialisé est souvent le meilleur choix pour organiser une AG virtuelle.
Choisir le format de livraison
Plusieurs options peuvent être adoptées pour une AG virtuelle. Le choix dépendra de vos besoins et des moyens dont vous disposez. En général, lorsque nous participons à l’organisation d’une AG virtuelle, nous proposons trois options. Ces formules sont flexibles et adaptables afin de répondre aux exigences de toutes les entreprises et de tous les secteurs d’activité, tout en contribuant à créer une image forte et positive.
- Assemblée générale annuelle virtuelle avec webdiffusion audio uniquement et présentation synchronisée (par exemple, PowerPoint, Keynote ou autre)
- Assemblée générale annuelle virtuelle avec webdiffusion vidéo par acquisition du signal à l’aide de vos propres outils (par exemple, webcam, ordinateur portable, salle de conférence ou autre).
- Assemblée générale virtuelle avec enregistrement professionnel dans les bureaux de l’entreprise, dans nos studios ou dans les studios d’un partenaire
Définir les rôles de chacun
Quelle que soit la méthode de diffusion choisie, certains membres de votre équipe auront un rôle à jouer pendant l’événement. Lorsque vous organiserez votre AGA virtuelle, vous devrez sélectionner ces personnes et définir leurs rôles. Cela ne doit pas être décidé le matin même de l’AGA ! Tout le monde doit connaître ses tâches et ses responsabilités à l’avance.
Rôles « devant la caméra »
Ces responsabilités initiales ne diffèrent pas de celles d’une AGA traditionnelle.
- Modérateur ou maître de cérémonie : cette personne sera le responsable de votre AGA. Il s’agit souvent du président de la réunion.
- Intervenant(s) : Personne(s), autre(s) que le maître de cérémonie, qui sera (seront) invitée(s) à prendre la parole lors de la réunion.
Rôles en coulisses
Contrairement aux rôles devant la caméra, le nombre de rôles et les tâches exactes à accomplir derrière la caméra peuvent varier en fonction de la plateforme de webdiffusion choisie. Par exemple, si vous travaillez avec Digicast, deux personnes de votre entreprise seront impliquées en coulisses pendant l’assemblée générale annuelle virtuelle.
- Modérateur : cette personne sera responsable de la boîte à questions et du chat pendant l’AGA. Elle pourra modérer les informations partagées par les participants, répondre directement aux questions et transmettre certaines questions au modérateur afin qu’il y réponde en direct.
- Responsable de la présentation synchronisée : cette personne sera chargée de changer les différentes diapositives de la présentation synchronisée tout au long de la présentation.
(Remarque : si vous utilisez Digicast, le modérateur et le présentateur synchronisé recevront une formation personnalisée sur la plateforme de webdiffusion que vous aurez choisie).
Test
Avant l’AGA, il est recommandé de tester votre équipement, vos installations, vos présentations synchronisées, vos vidéos, votre connexion Internet et la puissance de votre réseau. Si vous rencontrez des problèmes, vous aurez le temps de trouver de nouvelles solutions ou de modifier vos plans.
Au cours de l’assemblée générale annuelle virtuelle
Si nécessaire, vérifier le quorum et la présence des participants.
Toutes les organisations n’auront pas besoin de le faire, mais certaines devront confirmer que le quorum est atteint avant que la réunion puisse passer à la délibération et au vote. Cela peut sembler difficile à réaliser, mais c’est loin d’être le cas !
Lorsque votre AGA est virtuelle, vous pouvez facilement suivre le nombre de participants et leur identité grâce aux données recueillies par votre outil de webdiffusion. Ces statistiques vous seront utiles pendant la réunion, mais aussi après celle-ci pour calculer vos indicateurs de performance. Tenez compte des informations et des données que vous souhaitez recueillir lorsque vous choisissez une plateforme.
Regardez la caméra
Une erreur courante commise par les personnes peu habituées à être devant une caméra lors d’une webdiffusion est de s’adresser aux personnes présentes dans le studio (ou au bureau). Vous ne devez pas parler à la salle, mais aux participants chez eux. Lors d’une AG virtuelle, il est préférable de regarder directement la caméra. De cette façon, les différents intervenants donneront l’impression de s’adresser directement aux participants et créeront un contact plus direct.
Pour rester confiant et serein tout au long de votre AG virtuelle, consultez notre article « 7 conseils pour être confiant lors de vos webdiffusions d’entreprise » ou faites appel à une entreprise spécialisée dans les AG virtuelles.
