Continuez à lire ou passez directement aux sections qui vous concernent :
- Pourquoi opter pour un événement virtuel ou hybride ?
- À qui s’adressent les événements virtuels ?
- Comment organiser un événement virtuel
- Principales préoccupations
- Benefits for virtual event organizers
- Démarquez-vous grâce aux événements virtuels
Pourquoi opter pour un événement virtuel ou hybride ?
1. Dépasser les limites des événements traditionnels
De nos jours, organiser un événement uniquement en présentiel est toujours possible, mais cela sera limité et restrictif. Ces limites sont, entre autres, physiques, sociales, temporelles, logistiques, sanitaires et humaines. Pour les surmonter et assurer le succès d’un événement à l’ère numérique, nous devons nous tourner, au moins en partie, vers le virtuel.
2. Soyez flexible
Dans de nombreux cas, il devient essentiel d’offrir une option virtuelle ou hybride aux participants. Que ce soit pour accommoder un parent qui doit rester à la maison avec un enfant malade, un conférencier qui a raté son vol ou un participant qui ne peut pas se déplacer, l’option d’événement virtuel ou hybride offre souvent plus de flexibilité.
3. Offrir une expérience accessible à tous
Le numérique vous permet de communiquer avec des personnes avec lesquelles vous ne pourriez pas communiquer autrement. Grâce au virtuel, vous pouvez transmettre vos messages à des personnes handicapées, malentendantes, malades, à risque, etc. Comme le monde virtuel rend votre contenu accessible de nombreuses façons, vous simplifiez l’expérience de nombreuses personnes qui sont trop souvent négligées.
4. Respectez tous les participants
La pandémie qui sévit depuis plus de deux ans a déjà marqué les esprits et changé les habitudes. Les événements d’aujourd’hui doivent respecter les choix et les préférences de chacun. Certains participants, plus vulnérables ou craignant davantage la COVID-19 et la propagation d’autres virus, souhaitent maintenir une distance sociale et éviter les rassemblements. Les événements hybrides ou virtuels constituent donc une solution idéale pour atteindre ces personnes tout en offrant une expérience engageante à tous les participants.
5. S’adapter à une nouvelle réalité
La technologie numérique fait désormais partie intégrante de notre activité et de notre quotidien. Le travail hybride ou à distance est devenu la norme. Le secteur événementiel ne fait pas exception ! Ne prenez pas de retard en vous accrochant aux anciennes méthodes. Mieux vaut se tourner vers l’avenir.
À qui s’adressent les événements virtuels ?
Toutes les entreprises et organisations peuvent tirer profit des événements virtuels et hybrides. Les avantages sont nombreux pour tous les secteurs d’activité et tous les types d’organisations. La première chose à faire est de déterminer vos besoins et vos objectifs pour l’événement à organiser. Une compréhension approfondie de vos besoins est la première étape vers un événement réussi.
Si le contenu est au cœur de votre événement, vous devrez privilégier les formats virtuels ou hybrides. C’est le cas pour une conférence interne, une journée investisseurs ou une assemblée générale annuelle (AGA). Si votre événement est davantage axé sur le réseautage, les contacts en face à face sont plus appropriés. Cependant, les plateformes virtuelles se développent très rapidement et nous voyons apparaître de plus en plus de solutions de réseautage virtuel. Pensez par exemple à une activité de team building ou à une fête de Noël comme exemples de réseautage en direct et virtuel.
Faites la distinction entre les réunions virtuelles et les événements virtuels
Il est important de faire la distinction entre un événement et une réunion. Ces deux types de rassemblements peuvent être virtuels, mais leurs besoins et leur niveau de complexité varient considérablement. Bien qu’ils puissent sembler similaires à première vue, ils sont en réalité très différents.
Planifier une réunion comme s’il s’agissait d’un événement vous fera perdre beaucoup de temps et de ressources. À l’inverse, organiser un événement comme s’il s’agissait d’une réunion sera malheureusement voué à l’échec. Les participants seront insatisfaits, les organisateurs seront débordés et votre message se perdra parmi les problèmes logistiques et techniques.
Types d’événements qui se prêtent bien à un mode virtuel ou hybride
|
|
Comment organiser un événement virtuel
Comme pour beaucoup d’innovations et d’avancées technologiques, les événements virtuels semblent plus complexes qu’ils ne le sont en réalité. Bien que les événements virtuels présentent des défis et des exigences, les problèmes les plus courants peuvent être facilement résolus. C’est beaucoup plus simple que vous ne le pensez !
The first and most important step is to choose the right broadcast solution. With an effective tool tailored to your event’s needs, everything becomes easy for you, your team and your speakers. To make an informed choice, several factors should be discussed with the various service providers available.
- Quel type d’événement organisez-vous ?
- Qui est votre public ?
- Quelle est la taille de votre audience potentielle ?
- Où se trouve votre public ?
- Vous souhaitez bénéficier d’un service clé en main ?
- Do you prefer to be self-sufficient?
- De quel niveau de sécurité avez-vous besoin ?
- De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ?
- etc.
Des fonctionnalités pour tout
Il existe aujourd’hui plusieurs outils pour les webdiffusions en direct et les événements virtuels. Chacun offre son propre ensemble de fonctionnalités. Tous les aspects des événements virtuels sont couverts, de la cybersécurité à l’expérience utilisateur, en passant par des fonctionnalités avancées pour interagir avec votre public.
Exemples de fonctionnalités utiles pour les événements virtuels
| Security |
|
| Interactivité |
|
| Expérience des participants |
|
| Expérience en tant qu’organisateur |
|
| Fonctionnalités spécialisées |
|
Sécurité des données
Comme pour tout ce qui touche à l’informatique, la sécurité des données doit être une priorité absolue. Les événements virtuels nécessitent souvent la collecte de données sensibles, telles que les noms, les adresses électroniques, les votes, etc. Il est donc essentiel de mettre en place des mesures de sécurité adéquates pour garantir la confidentialité et l’intégrité de ces données. Les organisateurs doivent choisir des plateformes et des outils sécurisés. Pour être sûr que l’outil choisi gère et utilise les données de manière fiable et sécurisée, optez pour une entreprise certifiée ISO 27001.
ISO/IEC 27001:2022 est la norme internationale qui décrit les meilleures pratiques à suivre lors de la création d’un système de gestion de la sécurité de l’information. Elle couvre quatre domaines d’intervention dans la gestion des données : la disponibilité des informations et des services ; l’intégrité des données critiques ; la confidentialité des données sensibles et des données clients ; et la disponibilité et la conformité des preuves juridiques. N’hésitez donc pas à demander à votre fournisseur quelles certifications il possède.
Capter l’attention des participants
Capturing the attention of your audience is critical to the success of any event, whether virtual, hybrid or in-person. Without it, your key messages may be lost or misunderstood. When you capture the attention of your audience, you create an environment that is conducive to message reception, learning, active participation and interaction.
Contrairement à la croyance populaire, ce n’est pas un véritable problème dans le cas des événements virtuels. Les animateurs peuvent utiliser diverses stratégies, telles que des vidéos d’introduction, des quiz interactifs, des sondages en direct et des discussions en petits groupes, pour capter l’attention du public et le maintenir engagé tout au long de l’événement. Inspirez-vous des tendances du secteur et n’ayez pas peur de faire preuve de créativité !
Benefits for virtual event organizers
Aucune contrainte physique
La distance et la taille du public n’ont plus d’importance avec les événements virtuels. Vous n’avez pas à vous limiter à un certain nombre de sièges ou à la taille d’une pièce.
Expérience des participants et des hôtes
Les événements virtuels et hybrides sont moins contraignants pour le public, les intervenants et les organisateurs. Vous évitez les déplacements et les pertes de temps. Dans de nombreux cas, le nombre de fournisseurs et de partenaires nécessaires est considérablement réduit. Cela se traduit souvent par une simplification et même par des économies.
Rapidité et flexibilité
Les événements virtuels peuvent être organisés en moins de temps que leurs équivalents en présentiel. Ce délai plus court s’explique par le nombre réduit de fournisseurs et de partenaires impliqués et par le fait que les participants et les intervenants n’ont pas besoin de se déplacer. Ce type d’événement offre également une plus grande flexibilité en cas de problème. Il sera facile de modifier le programme si quelqu’un est malade ou doit s’absenter.
Contrôle du message
Compte tenu de l’importance de l’image de marque et de la réputation, chaque entreprise souhaite offrir une image crédible et positive, en accord avec ses valeurs et sa mission. Un événement virtuel vous permet de transmettre vos messages de manière efficace et contrôlée afin d’atteindre vos objectifs et de démontrer votre professionnalisme.
Suivi des indicateurs clés de performance
Les indicateurs clés de performance (KPI) sont essentiels dans la gestion d’événements, tant pour l’événement en cours que pour vos futures réunions. Ils vous permettent de mesurer votre succès, d’évaluer les domaines à améliorer et de vous aider à vous perfectionner d’un événement à l’autre. Pour répondre à toutes vos questions, le système virtuel suit un large éventail de données :
- Nombre de participants connectés
- Nombre de participants connectés à un moment précis pendant la webdiffusion
- Temps connecté
- Type d’appareils utilisés pour assister à la webdiffusion
- Durée de participation par participant
- Géolocalisation des participants
- Langues choisies par les participants
- Nombre de questions posées
- Nombre de messages échangés
- Contenu exact des questions et commentaires reçus
- Participation aux activités interactives proposées (par exemple, sondages, votes, etc.)
- et bien plus encore
Durabilité
Vos communications professionnelles ont une grande valeur. En optant pour des événements hybrides ou virtuels, il est facile d’archiver ce contenu et de le rendre disponible à la demande. Vous optimisez ainsi votre investissement.
Économies possibles
Comme mentionné précédemment, les événements virtuels permettent de réduire le nombre de fournisseurs et de partenaires nécessaires à leur organisation. Cela diminue les ressources et les efforts requis pour tous les aspects liés à l’organisation et à la logistique. C’est l’occasion de gagner du temps et de l’argent sans compromettre la qualité de l’événement ni la satisfaction des participants.
Démarquez-vous grâce aux événements virtuels
De nos jours, grâce à la technologie numérique, tout est possible ! La variété impressionnante de fonctionnalités, de logiciels et d’applications qui existent en est la preuve.
Au cours des dernières années, de nombreuses tendances ont émergé dans le secteur événementiel. Les entreprises proposent désormais des expériences réelles à travers des événements virtuels, qui vont bien au-delà de la simple présentation PowerPoint et du partage d’écran. Musique, vidéos, animations, activités, interactions… Plusieurs plateformes sont à votre disposition pour rendre vos événements virtuels (ou hybrides) attrayants et mémorables.
L’avenir des événements virtuels et hybrides est assuré ! Les avantages pour les participants et les organisateurs sont si nombreux qu’il serait insensé de ne pas en profiter. Contrairement à ce que certains pensent, les gens ne sont pas lassés du virtuel ; ils sont lassés de la mauvaise qualité de nombreux événements et productions. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises et d’organisations se tournent vers des webdiffusions de qualité télévisuelle et des événements virtuels professionnels. Le changement peut faire peur, mais il en vaut la peine. En travaillant avec le bon partenaire, vos craintes seront rapidement dissipées.
