Nombre de participants
Le nombre de participants est le principal facteur qui différencie une réunion d’un événement. C’est également l’un des plus faciles à préciser.
Une fois que vous atteignez 50 participants, presque tout change. Une fois ce nombre dépassé, l’organisateur n’a plus la même relation avec les participants ; il n’a plus le même contrôle sur son public. Il n’est pas rare que tous les participants à une réunion prennent la parole à un moment donné. Cependant, ce ne sera pas le cas lors d’un événement.
Cela s’explique en partie par le fait que la participation à une réunion est souvent obligatoire, tandis que la participation à un événement est généralement facultative. Selon le type de rassemblement, les participants ne sont pas tenus de s’impliquer de la même manière et ne font pas preuve du même niveau d’attention tout au long de la réunion.
En bref
| Réunion virtuelle | Événement virtuel |
| De 2 à 50 personnes | Plus de 50 personnes |
| Souvent, la présence est obligatoire | Présence facultative |
| Les membres de votre équipe ou vos partenaires commerciaux | Employés, actionnaires, clients actuels ou potentiels, membres, étudiants, citoyens… |
Objectif
Que souhaitez-vous accomplir avec cette réunion ? Souhaitez-vous obtenir les commentaires des participants ou faire une présentation ? Souhaitez-vous présenter un nouveau produit ou faire connaissance avec un nouvel employé ? En précisant le ou les objectifs de la réunion, vous serez en mesure d’évaluer vos besoins en termes d’organisation de l’événement et de fonctionnalités pour votre outil de webdiffusion (par exemple, vote, tables virtuelles, boîte à questions, etc.).
En bref, une réunion virtuelle est une communication multidirectionnelle ; l’organisateur ainsi que tous les participants peuvent prendre la parole. Un événement virtuel est une communication plus unidirectionnelle ; seul un nombre limité de personnes spécialement choisies par l’organisateur peuvent prendre la parole.
En bref
| Réunion virtuelle | Événement virtuel |
| Interaction directe (par exemple, prise de parole libre) | Interaction contrôlée (par exemple, questions modérées, sondages, discours contrôlé) |
| Par exemple, réunion d’équipe, entretien de groupe | Par exemple, assemblée générale annuelle, conférence, congrès |
| Échanges multidirectionnels | Présentation du contenu |
Niveau d’organisation
Contrairement à une réunion virtuelle qui peut être organisée à la dernière minute, un événement virtuel nécessite un niveau d’organisation plus élevé. Discours, vidéo, PowerPoint, Keynote, musique, éclairage, décoration… De nombreux éléments doivent être préparés pour un événement.
De nombreux organisateurs souhaitent également enregistrer et archiver la diffusion Web de leur événement virtuel. Ce contenu précieux peut être visionné et partagé ultérieurement.
Les événements sont beaucoup plus complexes que les réunions. En effet, l’organisation d’événements virtuels à grande échelle nécessite une expertise hors du commun dans la combinaison de la logistique événementielle et de la technologie de webdiffusion.
En bref
| Réunion virtuelle | Événement virtuel |
| Peut être organisé à la dernière minute | Planifié à l’avance |
| Non archivé | Archives très consultées |
Niveau de sécurité
Le niveau de sécurité requis pour une webdiffusion peut varier considérablement d’un secteur à l’autre et d’une entreprise à l’autre, voire d’une réunion à l’autre. Deux éléments principaux doivent être pris en compte : la provenance des participants et le type d’informations partagées.
Dans le cas d’une réunion, toutes les personnes invitées peuvent appartenir au même réseau informatique et provenir de la même organisation. Il arrive parfois que vous invitiez des personnes extérieures, des partenaires commerciaux ou des clients, mais il s’agit presque toujours de personnes que vous connaissez.
Pour un événement, le public cible est souvent plus large. Prenons l’exemple d’un discours du président auquel tous les employés de l’entreprise doivent assister. Le public peut également être composé de personnes issues de différents pays ou régions et parlant différentes langues. Certains événements sont ouverts à tous. C’est le cas, par exemple, d’un lancement de produit susceptible d’intéresser un large éventail de clients.
Lors d’une réunion ou d’un événement, il est possible que vous présentiez des contenus sensibles ou confidentiels. Ce serait le cas, par exemple, lors d’une assemblée générale annuelle ou d’une réunion du conseil d’administration. Dans une telle situation, il est important de valider les procédures de sécurité proposées par l’outil de webdiffusion choisi.
En bref
| Réunion virtuelle | Événement virtuel |
| Vous connaissez les participants | Vous ne connaissez pas tous les participants |
| Participation sur invitation | Participation sur invitation ou sans invitation |
| Petit nombre d’invitations | Grand nombre d’invitations |
Alors, votre rassemblement : réunion virtuelle ou événement virtuel ?
Clarifier ces éléments vous aidera à choisir la meilleure solution de webdiffusion pour votre rassemblement. En cas de doute, n’hésitez pas à poser des questions à votre fournisseur de services de webdiffusion ou à consulter un expert.
Les réunions virtuelles et les événements virtuels peuvent sembler similaires à première vue, mais ils sont en réalité très différents. Assurez-vous de bien comprendre la différence lorsque vous recherchez l’outil de webdiffusion qui vous convient le mieux.
